Любознательность часто приводит БИЗНЕС в те сферы предпринимательской деятельности, которые еще не успели пристально изучить наши коллеги. Вот и теперь мы присмотрели прелюбопытный рынок — архивное хранение документов, осуществляемое на условиях аутсорсинга. Изучили законодательство, удостоверились, что частные архивы в Украине имеют право на существование (согласно ст.22 Закона “О национальном архивном фонде и архивных учреждениях”).
Потом постарались заглянуть в гости к большинству игроков этого рынка и убедились, что он динамично развивается (см. “Эксперт — о рынке”), поскольку такая услуга пригодилась в кризисный период, когда все компании оптимизировали издержки (см. “Руководитель — об оптимизации”).
Показательно, что в процессе подготовки материала БИЗНЕС столкнулся с настороженностью собеседников, которым в наших вопросах о хранении документов чудился некий подвох. Опрашиваемые отделывались общими фразами, мол, “сейчас лучше об этом не говорить”.
И такая мнительность не удивительна, учитывая сложные взаимоотношения отечественного бизнеса и родного государства, от орлиного взора которого иногда желательно просто спрятать документы у адвокатов (см. статью «Документам — на выход!»). В данном же случае речь пойдет об обычном ответственном хранении различных бумаг.
Зашифрованный лабиринт
Рабочий день архивариусов начинается с того, что в девять утра охранник снимает с двери хранилища пломбу и пристально осматривает помещение. Он проверяет состояние пожарных гидрантов, микроклимат (температура в помещении не должна опускаться ниже +17 оС, а влажность — находиться в пределах 50-55%), радиационный фон, а также освещение. На всякий случай…
Ведь все документы, хранящиеся здесь, находятся в специальных картонных коробах, вмещающих 1,5-2,5 тыс. листов формата А4. В один такой короб можно поместить 20 кг документов. Станислав Гончаренко, директор компании OSG Records Management (г.Киев; архивные услуги; с 2003 г.; 30 чел.), хозяин помещения, сопровождающий нашу репортерскую бригаду, радушно предложил: “Вы можете сверху встать на пустой короб — он выдерживает вес взрослого человека”. Но мы решили не экспериментировать — уж больно хрупко выглядел заветный ящик, и продолжили гулять по архиву.
Нужно сказать, захватывающее зрелище открывается глазу с высоты 4-этажной конструкции для хранения документов. Забраться на нее — все равно что на аттракционе прокатиться, тем более что конструкция напоминает лабиринт, где постороннему человеку заблудиться — раз плюнуть. “В работе архивариусы ориентируются только по штрих-кодам, нанесенным на каждый короб, — поясняет г-н Гончаренко.
— Дело в том, что когда компания сдает на хранение свои документы, то каждому коробу присваивается определенный штрих-код, который вносится в электронную базу. Только менеджер по работе с клиентами имеет доступ к этой базе данных, и только он может знать, документы какой компании “скрыты” под определенным кодом. Но при этом менеджеры по работе с клиентами не имеют права доступа в само помещение архива. Архивариусы же, в свою очередь, не имеют права доступа к электронной базе”.
Единственный человек, которому одновременно доступны и клиентская база, и вход в архив, — это менеджер архива. На случай экстренных ситуаций (например, клиенту срочно понадобились какие-то бумаги ночью) он может по письменному запросу клиента изъять документы из хранилища. Исключений в части выемки единиц хранения нет ни для кого, даже для вездесущих контролирующих органов.
Если им вдруг понадобятся бумаги конкретной компании, то одного письменного запроса на предоставление информации, хранящейся в данном архиве, мало — они должны также предъявить решение суда (см. “Юрист — о правах доступа” ).
“У нас было несколько случаев, когда приходили представители контролирующих органов. В первом они явились с письменным запросом, и когда наш юрист пояснил, что этого мало для законного изъятия нужных им бумаг, ушли ни с чем и больше не возвращались. Во втором случае, правда, подготовились основательно — пришлось выдать. Но при этом клиента обязательно ставим в известность о происходящем. Как только сотрудники контролирующих органов являются к нам на порог, мы первым делом звоним клиенту”, — рассказывает г-н Гончаренко.
Пломбирование
Некоторые клиенты желают пломбировать короба, в которых “покоятся” их бумаги. Но, как уверяет г-н Гончаренко, это опаснее, поскольку в хранилище все короба отличаются друг от друга только штрих-кодами, поэтому опломбированный короб будет выбиваться из общего ряда. Другое дело, если в данном архиве принято все короба пломбировать.
Как пояснила Татьяна Гейчук, директор компании “Архив-Центр” (г.Киев; архивные услуги; с 2004 г.; 27 чел.), в их архиве пломбируют короба и вскрывают пломбы только в присутствии клиента. Если владелец документов не может при этом присутствовать, то направляет в архив официальное письмо, что не возражает, чтобы процедура проходила без его участия.
“У каждой пломбы индивидуальный номер, что значительно упрощает и ускоряет поиск документов. Пломбы одноразовые, т.е., один раз вскрыв ее, уже невозможно просто снова запечатать”, — говорит г-жа Гейчук.
Что касается вариантов хранения, то их несколько. Клиент может сам все свои документы сложить в короб в хаотичном порядке. Тогда поиск какого-то документа будет заведомо сложен. Либо архивисты все аккуратно и скрупулезно систематизируют. “Бывали случаи, что нам прямо в коробах плюшевых мишек сдавали и всякие рекламные буклеты.
Кстати, мы всегда проверяем поступившие документы на радиоактивность, мало ли что может оказаться среди бумаг. Бывает, что из коробов исходят очень неприятные запахи, начинаем разбираться и оказывается, что документы хранились где-то в подвале и просто заплесневели”, — описывает архивные будни г-н Гончаренко.
Права доступа
Прежде чем принять документы на хранение, клиент и архивная компания обязательно подписывают договор о конфиденциальности, в котором оговариваются форма доступа, имена, фамилии, паспортные данные, электронные адреса тех людей, которые впоследствии могут запрашивать документы. “Этим людям присваивается личный PIN-код. И если приходит запрос от сотрудника компании-клиента, менеджер по работе с клиентами сличает все данные из формуляра доступа”, — поясняет г-н Гончаренко.
Так что никаких перемещений единиц хранения без письменного запроса от конкретных специалистов, имеющих право доступа, быть не может. “Обычно клиенты сами решают, кому предоставлять доступ к документам и кто сможет, после того как вся документация сдана в архив, запрашивать их из хранилища. Это могут быть бухгалтер, делопроизводитель, офис-менеджер”, — говорит г-жа Гейчук.
Стандартный запрос на выемку, как правило, выполняется в режиме “сегодня на завтра”. Если изъять бумаги нужно срочно, оформляется экспресс-заявка, но за срочность клиенту придется доплатить. Справедливости ради отметим, что архивные компании по большей части зарабатывают именно на процедуре изъятия документов. В месяц хранение одного документа стоит от 15 копеек до нескольких гривень (цифры усредненные по рынку).
А в процедуру изъятия документов включается стоимость транспортировки, поскольку многие хранилища находятся за пределами Киева. Так, обычная транспортировка обойдется в 65-80 грн., срочная — в 2 раза дороже. “Ночная выемка документов может стоить 800-1600 грн.”, — отмечает г-н Гончаренко. В любом случае, цена во многом зависит от сложности поиска, поскольку документы, как уже упоминалось, хранятся в коробах как в систематизированном виде, так и хаотично. Соответственно, чем сложнее поиск, тем выше цена.
Проверка на вшивость
Оказывается, частное архивное дело в Украине не лицензируется. Но каждый архив имеет “паспорт”, в котором прописаны, кроме всего прочего, климатические условия хранения. По словам г-жи Гейчук, соответствие данным “паспорта” в плановом порядке проверяет соответствующая служба Государственного архива. Но, в сущности, владельцам частных архивов самим выгодно проводить регулярные мероприятия по дезинфекции, влажные уборки, санитарную обработку от грызунов, выдерживать необходимые температурный режим, влажность и освещение.
Именно поэтому каждое утро, открывая архив, служба охраны должна обойти всю территорию хранилища, заглянуть в каждый угол. Затем делается запись в журнале и начинается обычная работа архивариусов. “Перед началом работы все архивариусы, имеющие доступ в хранилище, сдают на входе сигареты, любые другие воспламеняющиеся предметы и мобильные телефоны с видео- и фотокамерами. Это элементарные правила безопасности при работе с документами”, — говорит Вадим Кулик, менеджер архива компании OSG Records Management.
Кстати, количество огнетушителей на 1 кв.м (хотя нам показалось, что на каждый квадратный сантиметр) архивного лабиринта, увиденного нами, поражает — мы даже сбились со счета. “Пожарная безопасность для любого архива превыше всего”, — уверяет г-н Кулик. По его словам, сотрудники архива обязаны ежемесячно проходить специальные противопожарные тренировки.
{{cut}}
Несколько слов о работниках, у которых есть доступ в архив. С ними архивные компании подписывают договор о конфиденциальности — они не имеют права разглашать информацию о документах, с которыми они работают. Понятно, что проверить это сложно. Но и тут есть свои способы защиты от возможных утечек информации.
Так уж повелось, что еще в процессе найма соискателей тщательно изучает служба безопасности архивов. “Мы перепроверяем всю информацию о соискателях, штудируем все базы — МВД, ГАИ и даже психоневрологические диспансеры. Мало ли что может взбрести в голову работнику архива, если у него есть психические отклонения”, — говорит г-н Гончаренко. В общем, специалисты знают, что для работы с документами нужен особый склад характера (см. “Рекрутер — о специалистах”).
Понятно, что никто не может дать абсолютной гарантии сохранности документов. Наталья Олейник, директор Украинской архивной компании (г.Киев; с 2009 г.; 20 чел.), напомнила, что, согласно мировой статистике, в архивах теряется в среднем 5% документов. “Причем куда быстрее документы могут затеряться в самой компании, — говорит г-жа Олейник.
— К тому же в большинстве случаев на хранение передается первичная бухгалтерская документация, имеющая ограниченный срок хранения. Особо важные документы (уставные договоры, реестры акционеров, соглашения о важных сделках и т.д.) чаще всего хранятся у юристов компании или в сейфах центральных офисов”.
Как бы там ни было, каждая компания сама решает, как поступить со своими бумагами. БИЗНЕС, побывав в трех архивах, лично убедился в наличии хитрых многоуровневых систем защиты. Во время прогулки мы даже позволили себе пошутить: мол, если после нашего визита что-то пропадет, то первые же и окажемся в списке подозреваемых. Но таких шуток представители архивного бизнеса не любят. В общем, после нашего скрупулезного изучения архивного дела ни один документ не пострадал.
Уничтожающая реальность
Признаемся, ранее мы видели только примитивные офисные шредеры, уничтожающие документы. Посему ощутили прямо-таки детскую радость при виде громадной машины, с жадностью поглощающей пачки документов. Измельченная масса (полоски бумаги длиной 48 мм и шириной 5 мм — таковы стандарты уничтожения для коммерческих целей. Документы спецслужб, например, измельчаются на фрагменты размером 1х1 мм. — Ред.) тщательно прессуется и отправляется на переработку.
Весь процесс уничтожения фиксируется на видеокамеру. Причем на видео в целях безопасности, как правило, видны только руки обслуживающего персонала. Если владелец документов желает, он может присутствовать при уничтожении. “А можно обеспечить ему интернет-трансляцию, установив веб-камеру”, — рассказывает Сергей Юнаш, руководитель департамента архивных услуг логистической компании “Комора-С”. Представители посольств, например, всегда присутствуют при шредировании.
По оценкам участников рынка архивных услуг, повышается спрос на списание документов с истекшим сроком хранения, находящихся в государственных архивах, с их последующим уничтожением. “Сама процедура списания достаточно трудоемка, поскольку нужно согласовать перечень документов, подлежащих уничтожению, потом составить их опись, снова все проверить; и когда будет получено заключение госархива, бумаги можно уничтожать. Это долгий и хлопотный процесс”, — поясняет г-жа Олейник.
Эксперт — о рынке
Сергей Юнаш (30), руководитель департамента архивных услуг логистической компании “Комора-С” (г.Киев; с 2001 г.; около 800 чел.):
— Динамика роста рынка услуг внеофисного хранения документов и сопроводительных услуг стабильна и составляет 10% ежегодно. По опыту могу сказать, что объем бумажной документации в организациях в среднем ежегодно увеличивается на 10-15%.
Росту рынка также способствует рост количества предприятий, сертифицирующих свою деятельность по стандартам ISO (системы качества. — Ред.). В международных стандартах существуют четкие требования к управлению записями и документами, которые должны быть закреплены в системе менеджмента.
Рекрутер — о специалистах
Катерина Скибская, генеральный директор компании Dopomoga Ukraine (г.Киев; поиск и подбор персонала; с 1994 г.; 80 чел.):
— Специалисты, работающие с документами, должны быть щепетильны, меланхоличны и педантичны. Они напоминают этаких отличников, которые аккуратно ведут свой дневник и выполняют все письменные задания учителя. При приеме на работу нужно запрашивать независимые рекомендации с прежних мест работы, важен и стаж работы в аналогичной должности.
Необходимо обратить внимание на частоту смены мест работы. Для особой уверенности в будущем специалисте можно использовать полиграф (детектор лжи. — Ред.). В общепринятом порядке применяются психологические тесты, специальные методики и опросники, интервью, позволяющие определить степень честности кандидата. Эти процедуры позволят минимизировать ошибки в найме персонала для архивов.
Руководитель — об оптимизации
Наталья Магилевская, начальник канцелярии компании “Київстар” (г.Киев; телекоммуникации; с 1997 г.; около 5 тыс.чел.):
— Мы отдаем документы на хранение на условиях аутсорсинга, поскольку это позволяет оптимизировать затраты на содержание помещений, на их оборудование пожарной и охранной сигнализацией, а также на соблюдение санитарных норм хранения документов и т.д.
Единственное, я бы не рекомендовала сдавать на хранение уставные документы, документы, содержащие коммерческую тайну и часто запрашиваемые сотрудниками из архива.
Юрист — о правах доступа
Татьяна Новобранец, адвокат (г.Киев):
— Выемка хозяйственных документов следственными органами из частных архивов регулируется ст.178-184, 186, 188, 189 Уголовно-процессуального кодекса Украины. Согласно Закону, изъятие должно проводиться только в дневное время (ст.180 УПК). Для изъятия оригиналов первичных финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов, а также документов, содержащих банковскую тайну, представители следственных органов обязаны предъявлять мотивированные, подчеркиваю, постановления суда.
Во время выемки должны присутствовать два понятых, работники архива, находящиеся в этот момент на территории хранилища, а также хозяева документов. Если все формальности соблюдены, а представители архива отказываются выдавать документы, следователь может изъять их в принудительном порядке. Кроме того, он имеет право запретить всем, кто находится в хранилище во время обыска, выходить из него. После выемки следователь должен предъявить всем присутствующим копии протокола, в котором указывается, что именно изымается.
Источник: Бизнес