С 1 января  2013 года вступает в силу новый Перечень типовых документов, создающихся во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов  (Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів),  утвержденный  приказом Министерства юстиции Украины № 578/5 , 12 апреля 2012 года.

Бумажную версию Перечня Вы можете приобрести в нашем интернет-магазине, в отличии от аналогичных  изданий предлагаемая к продаже, книга, специально разработана для практикующих архивистов,  имеет специально укрепленный корешок  и твердую обложку. Издается в двух форматах настольном и карманном. Помимо текста нормативно правового акта, содержит дополнительную нормативную базу, комментарии  и разъяснения специалистов  и советы по использованию.

Несмотря на то, что необходимость обновления перечня назрела достаточно давно, Государственная архивная служба Украины не прислушалась в полной мере к рекомендациям и предложениям специалистов территориальных подразделений Службы. Либо в процессе согласования проекта данные рекомендации были подвергнуты редактированию. В результате чего ряд спорных моментов так и не был освещен.

Итак, основные нововведения и аспекты практического применения:

1. Несмотря на то, что перечень вступает в силу с 1 января 2013 г., номенклатура дел предприятия на 2013 год  разрабатывается на основе  нового перечня.

2. Новый перечень в очередной раз акцентировал внимание на том, что он является нормативно – правовым актом предназначенным для использования ВСЕМИ  организациями.  Тем не менее,  необходимо  учитывать, что Перечень является ТИПОВЫМ – поэтому отдельным организациям при составлении  номенклатуры дел, формировании документов в дела, работе экспертных комиссий необходимо учитывать положения других, специальных нормативных актов.

3. В Перечне, наконец-то  появилась норма, разрешающая применения Перечня физическими лицами — предпринимателями. Обращаем внимание, что несмотря на то, что Перечень документов носит рекомендательный характер, но с учетом положений других нормативно-правовых актов, например Налогового кодекса, ее следует воспринимать как императивную – т.е. обязательную к исполнению.

4. Новый Перечень существенно  увеличивает сроки хранения документов, в первую очередь  документов  связанных с социальной защитой граждан и непосредственно касающихся трудовых отношений.

Подводя итоги:

В целом, анализируя новый Перечень документов, создающихся во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов  (Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів) хотелось бы отметить ряд несомненных плюсов и  некоторых недостатков.

В  первую очередь хотелось бы отметить более четкую, качественно новую структуру  и функциональность Перечня. Приведенные в Перечне рекомендации более приближены к практическим аспектам делопроизводства и устраняют целый ряд неосвещенных либо спорных положений предыдущего Перечня.

Вместе с тем, прослеживается достаточно явный перекос в сторону финансового мониторинга и социальной защиты граждан. И если, первый аспект вызывает определенные опасения то  второй просто недоумение. Казалось бы, что может быть лучше еще одного нормативного акта направленного на защиту социальных гарантий населения?  Однако  если проанализировать положения пенсионного законодательства принятого  в 2011-2012 годах данные меры выглядят бессмысленными. В сочетании с недостаточным финансированием государственных  архивов, отсутствием единой  методики определения стоимости услуг трудовых архивов, отсутствием контроля со стороны региональных государственных архивных учреждений за субъектами предпринимательской деятельности на местах — данные положения перечня приведут к тому, что объем документов реально не представляющих практической ценности в архивах достигнет катастрофической отметки.  Затраты субъектов предпринимательской деятельности,  связанные с передачей документов на архивное хранение  вырастут  на порядок. Что, опять-таки, приведет к массовым фактам «утери» и уничтожения документации со стороны предпринимателей.

В последующих публикациях мы более подробно рассмотрим основные нововведения и аспекты практического применения Перечня, исходя из обращений посетителей сайта и запросов наших клиентов.

А. Настастьева

Специально для сайта mka.kh.ua